Externe Dienstleister

Beispiele aus der Branche

Biegen und schweißen, Buchhaltung und Personal, saubere Kleidung und gewischte Böden – als Handwerksunternehmen kann man sich nicht um alles selbst kümmern. Nahezu jeder Betrieb greift darum auf externe Dienstleister zurück – manche mehr, manche weniger. Doch was sind die Vor- und die Nachteile der externen Lösungen? Wie wählt man den Partner aus und wie können die Verbände helfen? Wir haben uns umgehört.

Jürgen Morath ist Unternehmer. Als Gründer und Geschäftsführer des mittelständischen Metallspezialisten Witec beschäftigt er im südbadischen Heitersheim etwa 55 Menschen. Doch im Zweifel verzichtet er lieber auf die Hilfe externer Dienstleister und krempelt selbst die Ärmel hoch. „Ich habe mich selbstständig gemacht, weil ich autark sein wollte“, sagt Morath. Das Unternehmen wird jetzt 20 Jahre alt und ist ein Spezialist für industrielle Blechbearbeitung und Schweißkonstruktion. Von Anfang an habe er darauf geachtet, die Firma in der Fertigungstiefe breit aufzustellen, damit man wenig von externen Anbietern abhängig sei. Nur fürs Biegen gönnt Morath sich einen Dienstleister, mit dem er aber schon viele Jahre zusammenarbeitet.

„Was wir machen, ist sehr speziell.“

Morath will selbst die Kontrolle darüber behalten, ob ein Auftrag gelingt oder nicht. „Ich möchte es selbst in der Hand behalten“, sagt er. „Darum bin ich ein Gegner der verlängerten Werkbank.“ Wenn ein Auftrag Fähigkeiten erfordere, die Witec nicht leisten könne, würde er eher mal darauf verzichten, als auf Teufel komm raus mitzubieten.

In Heitersheim, eine Viertelstunde südlich von Freiburg, liegt die Arbeitslosenquote unter fünf Prozent. Der Arbeitsmarkt ist leergefegt. Gute Leute sind schwer zu finden. Spezialisierte Fachkräfte, wie Morath sie für seine Firma braucht, findet man fast gar nicht. Darum hat Morath sporadisch schon über eine Zeitarbeitsfirma Leute eingestellt und später dann übernommen. Aber auch das sei die Ausnahme gewesen, versichert der Unternehmer. Und sogar wenn man dort Fachkräfte rekrutiere, müsse man selbst noch in deren Aus- und Weiterbildung investieren. „Was wir machen, ist einfach sehr speziell.“

Zusätzliches Angebot und Arbeitserleichterung

Klaus Steinebrunner ist Inhaber eines kleinen Handwerkbetriebs in Hausen, Baden-Württemberg.  Er produziert Bauteile aus Metall – gedreht, gefräst, geschweißt. Daneben ist er im Sondermaschinenbau und im Metallbau unterwegs. Diesen Bereich preist er auf seiner Website an. In Wirklichkeit steht dahinter ein externer Mitarbeiter. „Es hat sich so ergeben“, sagt Steinebrunner. Balkone und Geländer, Treppen und Tore – was Steinebrunner verkauft, wird von einem externen Mitarbeiter gefertigt und montiert. Für die eigene Fertigung setzt Steinebrunner auf tiefes Know-how. Doch bei dünnen Blechen greift er zum Schneiden oder Biegen auf externe Dienstleister zurück. So braucht er von Zeit zu Zeit gebogene Rohre als Komponente einer Heizung eines Durchflussmessgerätes. „Eine eigene Biegemaschine würde sich dafür nicht rechnen“, sagt Steinebrunner. Die Buchhaltung erledigt bei ihm der Steuerberater. „Wir sind ja nur vier Leute im Unternehmen und ich kann mich nicht um alles kümmern.“

Wenn Steinebrunner seine Partner auswählt, dann bleibt er oft regional. „Da kennt man sich mit der Zeit“, sagt er. Bei speziellen Sachen recherchiert er die Anbieter über das Internet – allerdings ganz allgemein über eine Google-Suche, nicht über spezielle Dienstleisterportale wie „Wer liefert was?“. Bislang hat Steinebrunner noch nie eine Dienstleistung zurückgeholt, die er extern vergeben hat. „Es war eher umgekehrt.“ So hatte man sich anfangs noch selbst um die Arbeitskleidung gekümmert. Doch mittlerweile mietet Steinebrunner die Kleidung bei einem externen Anbieter aus der Region.

BVM als Dienstleister

Dass die Auswahl von Dienstleistern nicht einfach ist, weiß auch Karlheinz Efkemann vom Bundesverband Metall. Der Verband bietet in Kooperation mit den Landesverbänden einen Dienstleisterpool, wo die Mitglieder Hilfe finden. „Wenn Mitglieder darüber hinaus gezielt einen externen Dienstleister bei uns anfragen, finden Sie bei uns Ansprechpartner für eine gezielte Beratung“, versichert Efkemann. Der Verband selbst tritt auch als Dienstleister auf, etwa in der technischen Beratung, der Einführung von Kontroll- und Management-Systemen, aber auch bei Statik oder Bauteileprüfungen.

Vertrauen zählt

Felix Huth hat diese Beratung noch nicht in Anspruch genommen. Der Unternehmer ist Inhaber eines Metallbaubetriebs an der Nordseeküste – mit Standorten in Bremerhaven und Cuxhaven. Bei der Auswahl seiner Dienstleister geht der Chef von fast 60 Mitarbeitern pragmatisch vor. In der Fertigung nehme er nur bei Aufgaben Hilfe in Anspruch, die man selbst nicht erledigen könne, etwa Laserschneiden oder Pulverbeschichtungen. „Wir haben einen breit aufgestellten Maschinenpark“, sagt Huth. Die einzige Ausnahme sei, wenn die Auslastung im Betrieb zu hoch sei, dann könne man auch mal einen Lohnfertiger oder eine Lohnbiegerei engagieren. „Ich schaue, dass wir dabei auf regionale Unternehmen setzen.“ Man kennt sich. Und das fördert das Vertrauen. Zudem empfiehlt Huth, sich in jedem Bereich nicht immer nur auf einen Anbieter zu verlassen. „Wir schauen, dass wir jeweils zwei bis drei zuverlässige Partner haben.“ Neben der regionalen Auswahl halte man auch in der Innung und in Fachverbänden die Augen offen.

Sogar die Gebäudereinigung am Stammsitz Bremerhaven löst Huth mit eigenem Personal. Der Cuxhavener Standort sei dafür zu klein. Ingenieursdienstleistungen etwa in der Planung oder bei der Statik werden eingekauft. Beim Personalmanagement oder der Neueinstellung von Mitarbeitern habe man hingegen noch keine Hilfe gebraucht. Dazu muss man wissen, dass Bremerhaven eine der westdeutschen Großstädte mit der höchsten Arbeitslosenquote ist. Die Stadt mit 110.000 Einwohnern hat eine Arbeitslosenquote von knapp zehn Prozent. „Einen Fachkräftemangel merke man hier noch nicht“, so Huth.

Die Qualität im Auge behalten

Wichtig im Umgang mit externen Dienstleistern sei vor allem das Qualitätsmanagement, findet Huth. Darum werden die eigenen Mitarbeiter, die hier in der Kontrolle unterwegs sind, ständig geschult, wie sie mit den Externen umgehen sollen. Schließlich steht am Ende des Tages ja der Name der Firma drauf. „Man gibt Kontrolle ab. Da ist es wichtig, die Qualität immer im Auge zu behalten“, sagt der Unternehmer. Bei Huth wurde darum in der Betriebssoftware auch ein Tool integriert, mit dem man Dienstleister bewerten kann. Die Projektleiter können sehen, ob es mit einem Anbieter schon mal schlechte Erfahrungen gab, ob man bei der Firma also genauer hinschauen muss oder dem Dienstleister schon mal auf die Finger klopfen muss, damit dieser pünktlich liefert.

Einen oft vernachlässigten Bereich sieht Huth im Umgang mit dem Thema Finanzierung. „Wir haben drei verschiede Hausbanken“, sagt der Unternehmer. Wenn man für einen Auftrag in die Vorleistung gehen muss, kann das schon mal mit Fremdkapital gefüttert werden. Dann hole man von allen drei Banken zu den selbst gewünschten Konditionen Angebote ein, um dann die Auswahl zu treffen. „Wir machen da jedes mal eine Art kleine Ausschreibung.“

Angebote vergleichen und regelmäßig prüfen

Die Finanzen gehören wie die Versicherungen zu einem der Bereiche, bei dem viele Unternehmen eher konservativ handeln. Dabei kann es sich gerade bei den Versicherungen lohnen, Angebote zu vergleichen und den Schutz der Situation im Unternehmen anzupassen. „Unsere kurze Empfehlung an die Unternehmer lautet daher stets: Such dir einen Makler“, sagt Stephan Lehmann vom Fachverband Metall in Nordrhein-Westfalen. Von Online-Portalen rät er dabei ab.

Der Versicherungsschutz muss regelmäßig auf den Prüfstand gestellt werden“, sagt Kim-André Vives von der Maklergesellschaft Südvers. „Darum ist eine professionelle Beratung wichtig. Von seinem Makler darf man erwarten, dass er jedes Jahr die bestehenden Versicherungen prüft.“ Denn Risiken können sich ändern.

Für manche Dinge, etwa den Fuhrpark, gibt es Standardversicherungen, bei denen letztlich der Preis den Unterschied macht. „Da kann es sich lohnen, jedes Jahr den Anbieter zu wechseln“, so Vives. Bei sensiblen Themen wie der Betriebsunterbrechung empfiehlt er eher Kontinuität, wohl aber, das Risiko ständig zu aktualisieren. Manchmal ändert sich auch die Qualität der Versicherung selbst. Die Cyberversicherung etwa sei heute deutlich komplexer als noch vor zwei Jahren. „Mittlerweile sind da auch Bedienfehler der IT eingeschlossen.“ Und das Hauptrisiko in der IT seien eben noch die eigenen Mitarbeiter, die zum Beispiel ein mit einem Virus verseuchtes PDF öffnen und so den Betrieb lahmlegen.

Info & Kontakte

Huth Metallbau GmbH
Am Lunedeich 161
27572 Bremerhaven
Tel. 0471 972200

www.hzt.de

SK Maschinenbau GmbH
Klaus Steinebrunner
Krummatt 5
79688 Hausen i.W.
Tel. 07622 38 94

www.sk-maschinenbau.de

WITEC AG
Jürgen Morath
Heitersheimer Straße 6
79423 Heitersheim
Tel. 07634 5053 0

www.witec-ag.de

Checkliste Versicherungen

Betriebshaftpflicht
Wie im Privaten ist die Absicherung gegen Schäden Dritter die wichtigste Police für Unternehmen. Bearbeitet man mit Chemikalien Materialien, sollte man darauf achten, sich auch gegen Umweltschäden zu schützen. Die Personenschadensdeckung sollte stets angemessen sein und regelmäßig geprüft werden.

Betriebsunterbrechungsversicherung
Schützt das Unternehmen, wenn etwas Schlimmes passiert. Wichtig auch für Kleinunternehmer, die oft allein den Betrieb am Laufen halten, aber auch, um sich gegen Umwelt- und Elementarschäden wie Hochwasser oder Feuer zu schützen.

Bauleistungsversicherung

Schutz gegen unvorhergesehene Schäden auf der Baustelle, etwa gegen Unwetter, Feuer, Vandalismus oder Materialfehler.

Inhaltsversicherung

Quasi die Hausratversicherung für die Betriebsstätte oder auch die Fahrzeuge, in denen ja oft Maschinen und Material von beachtlichem Wert untergebracht sein können.

Rechtsschutz

Hier sollte man darauf achten, dass gewisse Rechtsbereiche von den Versicherern ausgeschlossen sein können, etwa Forderungsklagen. Dafür gibt es eine spezielle Forderungsausfallversicherung.

Berufsunfähigkeitsversicherung

Gehört für Handwerker eigentlich zum absoluten Pflichtprogramm – neben einer guten Altersvorsorge. Ist wichtig, weil es für Unternehmer in der Regel keine Pflichtmitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft gibt.

Cyberversicherung

Recht neue Spezialversicherung, die Schäden aus der IT oder auch aus dem Datenschutz abdeckt. Betriebsunterbrechungen durch Computerschäden sind zum Beispiel nicht in der klassischen Betriebsunterbrechungsversicherung enthalten. Es gibt auch Geld zur Ermittlung der Schadensursache.

Checkliste Recruiting

Bekanntheit
Können Sie etwas tun, um sich als Arbeitgeber bekannter zu machen? Spezielle Aufdrucke auf den Firmenfahrzeugen, Unterstützung für Jugendorganisation, Partnerschaften mit Schulen und Berufsschulen sind hier möglich.

Internet
Hat Ihre Website einen eigenen Job- oder Karrierebereich? Findet man Ihre Stellenanzeigen in gängigen Job-Portalen wie Stepstone, Monster oder Jobscout? Können Sie soziale Medien wie Facebook einbinden, etwa indem ihre Azubis eine Ausbildungsseite auf Facebook betreuen?

Die zweite Chance
Eine Absage muss nicht für immer sein. Halten Sie Kontakt zu Bewerbern, die sich gegen sie entschieden haben und halten Sie auch denen die Tür offen, denen Sie absagen mussten.

Praktika
Geben Sie dem Nachwuchs eine Chance und halten Sie auch hier den Kontakt aktiv. Schülerpraktikanten können etwa als Ferienjobber regelmäßig zu Ihnen kommen und werden sich so an Sie erinnern, wenn sie eine Ausbildungsstelle suchen.

Zusatzleistungen
Wie können Sie die Mitarbeit im Unternehmen schmackhafter machen? Handy und Geschäftswagen – nicht nur für kaufmännische Mitarbeiter. Oder wie wäre es mit einem Dienstfahrrad? Zahlen Sie Fitnessstudio oder Sportverein. Helfen Sie bei Wohnungssuche, Umzug oder Kinderbetreuung.

Checkliste Arbeitskleidung

Qualität vor Preis
Berufskleidung ist besonderer Beanspruchung ausgesetzt. Sie wird täglich getragen und extrem strapaziert. Zudem trägt sie auch dazu bei, wie sich die Mitarbeiter fühlen. Mit dem billigsten Anbieter bekommt man vielleicht auch nur die billigste Ware. Wichtig ist auch, dass das Material leicht zu reinigen ist.

Probieren geht über studieren
Verlassen Sie sich nicht auf Kataloge. Lassen Sie sich Muster schicken, damit Sie die Kleidung prüfen, anfassen, tragen können. Lassen Sie die Mitarbeiter mitreden, wenn es etwa um die Gestaltung geht. Die individuelle Kleidung kommt sicher besser an als der 08/15-Blaumann.

Passend für jeden
Einheitsgrößen sind unförmig. Also suchen Sie einen Anbieter, der eine möglichst große Bandbreite an Konfektionsgrößen hat. Nur in gut sitzender und gut aussehender Kleidung entwickelt der Mitarbeiter eine positive Ausstrahlung, die sich auf den Kunden überträgt.

Individuell – aber zum Mieten?
Mietwäsche ist auf dem Vormarsch. Es ist auf Dauer oft günstiger, als ständig neu zu kaufen. Zumal dann auch die Textilreinigung mit abgedeckt ist. Dennoch können Sie die Kleidung individualisieren lassen. Namens- oder Firmenschilder können heute flexibel angebracht werden.

Aus einem Guss
Ein einheitliches, harmonisches Erscheinungsbild ist genau so wichtig wie gute Qualität. Verzichten Sie daher darauf, Modelle aus verschiedenen Kollektionen zu mixen. Suchen Sie vielmehr ein Farbkonzept, das zu Ihrer Firma passt.