Präzise Unternehmenssteuerung

Reportingsystem von IDL auf Basis von ERP

Der Automobilzulieferer Eisen-Schmid arbeitet in einer komplett integrierten Prozess- und Systemlandschaft. Dazu gehört auch ein Reportingsystem von IDL. Die BI-Lösung unterstützt die Unternehmenssteuerung über Balanced Scorecards, deren Kennzahlen sich über das ERP-System bis zum einzelnen Kassenbon und OEE-Kennzahlen der Produktionsanlagen zurückverfolgen lassen.

Eisen-Schmid ist ein Familienunternehmen, das sich seit seiner Gründung im Jahr 1905 erfolgreich im deutschen Stahlhandelsmarkt behauptet. Schwerpunkt ist heute der Stahlhandel für Automobilzulieferer und der Maschinenbau, Kunden stammen aus der Baubranche und weiteren Metallbranchen. Eisen-Schmid liefert beispielsweise „just in time“ Rundstäbe direkt in die Produktion von Automobilzulieferern.  Eine qualifizierte Beratung bei technischen und produktspezifischen Fragen sowie der unternehmenseigene Fachhandel für Heim- und Handwerker und das Bearbeitungszentrum sind die weiteren Markenzeichen des Unternehmens.

Für moderne Anforderungen wie Industrie 4.0 ist Eisen-Schmid mit seinen innovativen Produktionsanlagen und der digitalisierten Organisations- und Prozesslandschaft bestens aufgestellt. Der Branchenzulieferer ist nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert und orientiert sich an neuesten Standards von Industrie 4.0. Das Ziel in diesem Kontext ist, dass jeder Produktionsprozess mit einer Kennzahl in der BSC abgebildet und gesteuert werden kann. Bei der Einführung des ERP-Systems Microsoft Dynamics im Jahr 2004 war der papierlose Daten- und Informationsaustausch bis hin zum Kunden und Lieferanten ein strategisches Ziel. Heute arbeitet Eisen-Schmid ausschließlich mit elektronischen Belegen in systemgestützten, integrierten Prozessketten. Um auch das Unternehmensreporting, das bislang mit den Standardmodulen des ERP-Systems und Microsoft Excel erstellt wurde, zu vereinfachen und zu automatisieren, wurde die operative Systemumgebung im Jahr 2006 um eine IDL-Lösung ergänzt.

Die BI-Software war der Controlling-Leitung bereits vor der Einführung als flexible und intuitiv zu bedienende Lösung bekannt. Mit dem Einsatz des IDL.COCKPIT und des IDL.IMPORTER war klar, dass die Verantwortlichen im Controlling die relevanten Daten für ihre Auswertungen eigenständig aus allen benötigten Datenquellen und Datenbanken extrahieren und flexibel in übersichtlichen Berichten und Charts aufbereiten können.

Aufbau von Balanced Scorecards

Fachliches Ziel der Implementierung war die Umsetzung von Balanced Scorecards der einzelnen Bereiche und Abteilungen, die als führendes Steuerungssystem etabliert werden sollten. Hierbei galt es, die drei unterschiedlichen Geschäftsbereiche im durchgängigen BI-System abzubilden und für unternehmensweite Auswertungen verfügbar zu machen. Neben dem Stahlhandel gehören dazu ein 3-Schicht-Produktionsunternehmen mit CNC-gesteuerten Kreissägen und CNC-Anfasmaschinen für Automobilzulieferer und den Maschinenbau sowie ein unternehmenseigener Fachhandel, der für die regionalen Handwerksbetriebe und Privatkundschaft über 25.000 verschiedene Artikel auf Lager vorhält.

Grundlage dafür sollte ein transparentes Finanzcontrolling sein, das sich über das ERP-System bis zum einzelnen Buchungsbeleg zurückverfolgen lässt. Zusammen mit einem IDL-Berater hat der zuständige Controlling-Leiter dafür Deckungsbeitragsrechnungen für die Bereiche Stahlhandel, Fachhandel und den Produktionsbetrieb im IDL-System umgesetzt und diese in mehreren Projektphasen systematisch vom DB1- bis zum DB3-Report ausgebaut.

Um durchweg stimmige DB-Rechnungen zu gewährleisten, wurde dazu zunächst die Datenbasis in Microsoft Dynamics NAV genau analysiert und zum Teil angepasst und verbessert. Analog dazu wurde im ERP-System ein umfangreicher DB-Report entwickelt, der als Hilfestellung und Kontrollinstrument für die IDL-Strukturen diente. Damit sind deckungsgleiche DB-Rechnungen im ERP- und Reporting-System gesichert, und die Konsolidierung der Informationen bis zur Balanced Scorecard funktioniert ebenso wie der Drillthrough über alle Systemebenen hinweg — bis hin zum Einzelbeleg im DMS- oder CRM-System.

Effizient und überall verfügbar

Auf dieser Basis kann das Controlling im Rahmen der mehrstufigen Deckungsbeiträge und anderer Kenngrößen jederzeit aktuelle und transparente Auswertungen der Bereiche, des Vertriebs und der Abteilungen erstellen. Besonders hilfreich ist die flexible Analyse der CNC-Sägeproduktion bis zum DB3, die in gewünschten Vergleichszeiträumen mit unterschiedlichen Grafiken und Diagrammen übersichtlich dargestellt werden. Die Erstellung der komplexen Auswertungen zur 3-Schicht-Produktion, die heute auf Knopfdruck vorliegen, wäre ohne BI-System extrem umfangreich und zeitaufwendig.

Die IDL-Lösung hat das Unternehmensreporting deutlich vereinfacht und rationalisiert. Seit dem Jahr 2015 stehen die Berichte und Analysen über die IDL BI-App auch auf den Tablets der Geschäftsführung und des Controllings zur Verfügung.

BI für Industrie 4.0

Die hoch integrierte, skalierbare Systemlandschaft bietet alle Möglichkeiten zur Erschließung weiterer innovativer Anwendungsbereiche. Geplant ist beispielsweise ein eigenes Cockpit für den Vertrieb mit Karteneinbindung für den Außendienst, der seine Kundenanalysen dann im Termin vor Ort auf dem iPad verfügbar haben soll. Auch Auswertungen im Personalwesen und eine Zeiterfassung mit übersichtlicher Darstellung von HR-Kennzahlen in einer Balanced Scorecard stehen auf der Agenda. Eine der wichtigsten Ausbaustufen ist die Auswertung des MES (Manufacturing Execution System) für den CNC-3-Schicht- Sägebetrieb, die ebenfalls in einer Balanced Scorecard mit Performance- und Qualitäts-Kennzahlen münden soll.

Fazit

Eisen-Schmid hat seine BI-Lösung im Jahr 2006 eingeführt und kontinuierlich zum umfassenden Steuerungssystem ausgebaut. Kern der IDL-Lösung sind Balanced Scorecards für die einzelnen Unternehmensbereiche, die auf einem transparenten Finanzcontrolling mit mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnungen basieren. Alle Kennzahlen sind dabei über das ERP-System bis auf den operativen Einzelbeleg nachvollziehbar. In der integrierten Systemlandschaft verläuft das Reporting automatisiert und die Unternehmensleitung kann sich jederzeit auf valide Steuerungsinformationen verlassen.                                                                                  red ◊

Fachbegriffe

Balanced Scorecard (BSC)

Balanced Scorecard ist ein etabliertes Konzept zur Steuerung von Unternehmen im Hinblick auf die Unternehmensstrategie. Dazu werden Kennzahlen als Zielgrößen in einem Kennzahlensystem (Scorecard) zusammengefasst und die Erreichung der strategischen Ziele anhand dieser Messgrößen kontinuierlich überprüft und durch korrigierende Maßnahmen gesteuert. Neben den klassischen Finanzkennzahlen gehören zur Balanced Scorecard auch Zielgrößen aus den Themenbereichen Kunden, Prozesse und Potenziale der Mitarbeiter.

ERP-System

Ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System) unterstützt sämtliche in einem Unternehmen ablaufenden operativen Geschäftsprozesse wie z.B. Beschaffung, Vertrieb, Angebotserstellung usw. Zu den bekanntesten ERP-Systemen gehören SAP oder Microsoft Dynamics NAV (Navision), das bei Eisen-Schmid im Einsatz ist.

OEE-Kennzahlen

OEE (Overall equipment effectiveness) oder deutsch: Gesamtanlageneffektivität (GAE) ist eine Kennzahl in der Produktion, die als Maß für die Wertschöpfung einer Anlage dient. Die OEE-Kennzahl wird durch die drei Faktoren Verfügbarkeit, Leistung und Qualität bestimmt. Sie ist z.B. die Grundlage zur Steuerung der optimalen Maschinenauslastung und Produktqualität.

DB-Report / vom DB1- bis zum DB3-Report

Deckungsbeiträge (kurz: DB) werden im Controlling als Kennzahlen zur Beurteilung des finanziellen Erfolgs von Produkten, Geschäftsbereichen, Vertriebskanälen usw. genutzt. Deckungsbeitragsrechnungen stellen z.B. den mit einem Produkt erzielten Erlösen die Kosten gegenüber, die genau diesem Produkt zugeordnet werden können. Das sind vor allem die variablen Kosten, während die Fixkosten des Unternehmens als Summe direkt in die Betriebsergebnisrechnung en bloc eingehen. Deckungsbeitragsrechnungen können auch mehrstufig aufgesetzt werden, dann werden auch die Fixkosten detaillierter z.B. pro Produkt aufgeschlüsselt, um Kostentreiber zu identifizieren. Eisen-Schmid hat seine Deckungsbeiträge nach Controlling-Standards von Stufe 1 bis zur detaillierten Stufe 3 aufgeschlüsselt. Diese sind in Controlling-Berichten, den sogenannten DB-Reports, z.B. in monatlichen und jährlichen Zeitreihen dargestellt.

Drillthrough

Drillthrough (oder Drill-down) heißt in einem Business-Intelligence-System (BI) wie IDL, dass man aggregierte bzw. konsolidierte Zahlen per Mausklick in ihrer Herkunft bis auf ihre einzelnen Bestandteile zurückverfolgen kann. Die Controller können sich beispielsweise von verdichteten Kennzahlen aus dem IDL-System bis zu den Einzelbelegen in operativen Vorsystemen durchklicken, deren Beträge oder sonstige Daten in die Steuerungskennzahlen in IDL eingegangen sind.

DMS-System / CRM-System: 

Unter Dokumentenmanagement (DMS) versteht man die datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen (z.T. zuvor gescannten) Dokumenten aller Art. Ziel von DMS-Systemen ist es, Schriftstücke zu archivieren, zentral zu verwalten und sie unternehmensweit zugänglich zu machen. Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) sind Tools zur zentralen Verwaltung aller Kundendaten und Kundenkontakte.

HR-Kennzahlen

Human-Resources-Kennzahlen: Personalkennzahlen als Grundlage des Personalcontrollings.

MES (Manufacturing Execution System)

Fertigungsmanagementsystem oder Produktionsleitsystem zur Produktionsplanung, das die Führung, Steuerung und Kontrolle der Produktion in Echtzeit unerstützt.

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