Interview

pds Software in der Anwendung

Schreinerei & Metallbau Wagner

Der Familienbetrieb Schreinerei & Metallbau Wagner aus Niederwürschnitz in Sachsen produziert und montiert Fenster, Türen und Bauelemente aus Holz, Aluminium und Kunststoff. Seit 2011 führen die Brüder Steve und Sören Wagner das Unternehmen in zweiter Generation. Sie widmeten sich im Zuge des Unternehmenswachstums der notwendigen Reorganisation des Verwaltungsbereichs und implementierten die pds Software sowie die pds App für die Baustelle und externe Kundengespräche. Über die veränderten Prozesse berichten die Geschäftsführer Steve und Sören Wagner.

metallbau: Was bewegte Sie zur Umstellung auf pds Software?

Sören Wagner: Ausschlaggebend für die Suche nach einer neuen Software war der mangelnde Überblick über unser Projektgeschäft. Eine Vielzahl an Insellösungen in unserem Betrieb gestalteten diesen sehr schwierig und das bei in der Regel ca. 170 bis 200 parallel laufenden Baustellen. Fast 5 Jahre haben wir uns am Markt umgesehen und nach einer passenden Lösung gesucht. Dabei war die Ausbeute jedoch nicht zufriedenstellend. Durch den Kontakt zu regionalen Anwendern der pds Software wurden wir auf diese aufmerksam. Ende 2014 schauten wir uns dann gezielt die pds Software das erste Mal an und waren sehr angetan. Es ist eine sehr moderne, prozessorientierte Software, die uns alle Möglichkeiten bietet und die Chance, mit modernster IT-Technologie die Anforderungen der voranschreitenden Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse zu meistern. Es folgten weitere Termine, bis letztendlich kurz vor Weihnachten 2014 die Kaufentscheidung fiel. Dabei war uns auch die Nähe zum pds Partner sehr wichtig und sicherlich ein Entscheidungskriterium, da wir großen Wert auf eine Komplettbetreuung legen und für unsere gesamte IT einen zentralen Ansprechpartner benötigen.

metallbau: Wie lief die Projektdurchführung bei Ihnen ab?

Steve Wagner: Nachdem wir uns kurz vor Weihnachten 2014 für die pds Software entschieden haben, startete im April 2015 das eigentliche Projekt zur Softwareeinführung. Die Firma ITSM IT-Systeme und Management betreut uns hier im gesamten Prozess vor Ort: angefangen bei der Präsentationsphase über den Projektstart im April 2015 bis hin zur Durchführung der Umstellung. Die Organisationsberatung war dabei ein wesentlicher Bestandteil. Hier wurden der komplette Ist-Zustand unseres Unternehmens aufgenommen und Meilensteine für die Umstellung definiert sowie ein zeitlicher Rahmen abgesteckt. Begeistert waren wir von der Organisation und Dokumentation, welche bereits weit vor Softwarelieferung begann. An dieser Stelle wurde uns auch die Funktion eines Key-Users empfohlen: Unser Mitarbeiter Jan Schreiter hat diese Funktion inne und wurde so interner Projektleiter und gleichzeitig das Sprachrohr zur ITSM und letztendlich auch zu pds. Unsere Mitarbeiter wurden in allen relevanten Bereichen der Software geschult. Mittlerweile arbeiten 30 Mitarbeiter mit der pds Software.

metallbau: Welche Mehrwerte oder Vorteile bietet Ihnen die pds Software?

Sören Wagner: Beim Arbeiten mit der pds Software gefällt uns vor allem der schnelle Überblick über alle ein Projekt betreffende Vorgänge inkl. aller relevanten Dokumente – angefangen von Angeboten über Auftragseingang, Einkaufsinformationen bis hin zur Rechnungslegung. Auch wurden für uns individuelle Anpassungen in Form von Schnittstellenprogrammierungen realisiert, welche die Kommunikation zwischen der Produktionssteuerung und der pds Software sicherstellen. Dies ist ein wesentlicher Mehrwert und erleichtert unser Tagesgeschäft enorm. So sparen wir uns die zeitaufwendige Doppelerfassung der Daten und können noch schneller auf unsere Kundenwünsche reagieren. Hier unterstützt uns das integrierte CRM. Die Verknüpfung der Vorgänge zum Kunden schafft zudem Transparenz sowie einen verlustfreien Informationsfluss durch die verschiedenen Abteilungen.

metallbau: An welche Möglichkeiten der Digitalisierung haben Sie vor der Umstellung noch gar nicht gedacht?

Steve Wagner: Die Umstellung haben wir auch gleich zur Prozessoptimierung genutzt, um Abläufe im Büro und beim Kunden auf den Prüfstand zu stellen. Da waren wir schon recht gut aufgestellt, aber es geht immer noch besser. Beispielsweise sind unsere Kundendienstmonteure heute mit der pds Service App beim Kunden vor Ort. Sämtliche Kleinaufträge und Reklamationsbearbeitung wird mit der Service-App abgearbeitet. Überrascht waren wir auch von der problemlosen Einbindung der zusätzlichen Arbeitsplätze unserer Niederlassung in Dresden in unser System in Niederwürschnitz.

Im Sommer 2017 entschieden wir uns, das pds Personalwesen einzusetzen und rechnen seit Januar 2018 den Lohn für über 100 Mitarbeiter ab.

metallbau: Was haben Sie mit der pds Software noch vor?

Sören Wagner: Intern werden wir uns intensiv mit der integrierten Ressourcenplanung und einer tagaktuellen Bestandsführung beschäftigen und mit unserem Partner Realisierungsmöglichkeiten in der Software besprechen. Aktuell nutzen wir ca. drei Viertel des Funktionsumfangs der Software. Wir werden künftig das Programm für die Kostenrechnung und für die Unternehmens- und Rentabilitätsplanung einsetzen, die pds-Material-App zur Lieferscheinerfassung auf der Baustelle, das pds-Portal zur mobilen Abfrage diverser Kundendaten im Rahmen von Kundengesprächen vor Ort. Zudem soll unser Aluminiumkonstruktionsprogramm LogiKal von Orgadata via Schnittstelle mit den Daten von pds kommunizieren. Die Schnittstelle zum Klaes-Fensterkonstruktionsprogramm wird bereits von der Abteilung für die Angebotserstellung und die Arbeitsvorbereitung genutzt.

www.smw-fensterbau.de

Für welche Aufgaben wird die pds-Software eingesetzt:

Angebotsabteilung arbeitet z.T. mit Preisanfragen

Auftragsbearbeitung nutzt PDS bis hin zur Rechnung in Vorbereitung

Produktionen (Fertigstellungsmeldungen für Produktionsaufträge)

Bauleitung nutzt die Projektakte zur Projektsteuerung / Überwachung / Rechnungslegung

Einkauf verarbeitet die Bedarfsmeldungen der übrigen Abteilungen zu Bestellungen

Wareneingang / Lager & Wareneingangserfassung

Buchhaltung

Personalverwaltung mit Lohnbuchhaltung

Kundendienst

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