Marktübersicht - ERP-Software

Wer ein ERP-System im Unternehmen einführen will, muss vor der Software-Auswahl seine betriebseigenen Unternehmensprozesse erfassen und bewerten. Außerdem bedarf es einer Analyse, was überhaupt benötigt wird.

Fragen für die Ist-Analyse

  • Welche Geschäftsbereiche sollen von der Einführung profitieren? Das können z.B. sein: Warenwirtschaft und Lagerverwaltung, Rechnungswesen, Kundenbeziehungsmanagement (Costumer-Relationship-Management), Artikel- bzw. Auftragsverwaltung, Personalwesen inkl. Lohn und Gehalt sowie Produktionsplanung.
  • Welche Ziele sollen mit der Integration eines ERP-Systems erreicht werden? Zum Beispiel: Vereinfachung der Geschäftsabwicklung, Kostensenkung, Innovationsvermögen erhöhen.
  • Wie stellt sich die Ist-Situation dar? Sinnvoll: Analyse und Bewertung der aktuellen Prozesse.

Der Aufwand für ein Standard-ERP-System stellt vor allem kleine Unternehmen vor große Herausforderungen, denn u.U. müssen die analysierten Geschäftsprozesse umstrukturiert werden. Erst dann ist ein ERP-System auch für sie wertvoll. Der Nutzen zeigt sich vor allem in der Kostenreduktion der Unternehmensprozesse und dient der Unterstützung der Ressourcenplanung des gesamten Unternehmens. Sinnvoll ist es daher, eine Software auszuwählen mit branchenbezogenen Modulen. „Projektsteuerung, Personal- und Materialwirtschaft sind selbstverständlich auch für kleine Unternehmen sinnvoll und interessant“, bekräftigt Carsten Schragmann, Geschäftsführer von T.A. Project und ergänzt: „Dazu ist eine branchenspezifische Kompetenz des ERP-Herstellers für KMU unabdingbar.“ Vorteile bietet das u.a. beim Einrichtungsaufwand, da die Trainer und die Mitarbeiter im Support des ERP-Herstellers die Abläufe im Metallbau kennen.

Wie findet also der Metallbauer die für ihn passende Lösung? Hier kann bereits ein Workshop helfen, die notwendigen Anforderungen herauszufinden. „Eine Software-Teststellung ohne Schulung ist meines Erachtens nicht sinnvoll“, betont Schragmann und meint: „Heutzutage kann es nur um eine ganzheitliche Lösung gehen.“ Denn wer sich entschieden hat, kann schwer auf andere Systeme wechseln.

Kriterien für die Kaufentscheidung

  • die fachliche Ausrichtung auf die Zielbranche bzw. die möglichen Einsatzbereiche
  • die Skalierbarkeit auf unterschiedliche Unternehmensgrößen, z.B. Anzahl Benutzer und Unternehmensstandorte
  • der angebotene Funktionsumfang inkl. Schnittstellen
  • die zum Einsatz kommenden Technologien wie Datenbanken, unterstützte Betriebssysteme, etc.

Die Hardware- und Systemanforderungen für eine ERP-Lösung sind nicht sehr hoch. Die meisten Betriebe verfügen bereits über eine ausreichende Ausstattung. „Wichtig für die Einführung ist vielmehr die konsequente Nutzung der Software und die Unterstützung durch die Geschäftsleitung“, sagt Schragmann. Ein eigener IT-Spezialist im Hause des Metallbauers ist kein Muss. Oft reicht ein externer IT-Dienstleister, der für die Hardware und Server verantwortlich ist. Carsten Schragmann empfiehlt einen Außendienstler mit Branchenkenntnissen, der die Projekteinführung begleitet. Umgekehrt sollten beim Metallbauer in den Abteilungen Hauptnutzer definiert werden. Das erleichtert die Kommunikation mit dem Softwarehersteller. Auch Einführungs- und Schulungspläne sollten im Vorfeld auf den Betrieb abgestimmt werden. Er weist darauf hin, dass „Schulungen durch nichts zu ersetzen sind. Sie sollten allerdings besonders in der Einführungsphase nicht überfrachtet werden.“ Training-on-the-Job sei immer noch die beste Möglichkeit, erworbenes Schulungswissen zu festigen. Die Einführung der ERP-Software ist innerhalb von vier bis sechs Monaten möglich.

Notwendige Schnittstellen

Artikelstammdaten sind wichtig. Sie müssen in der Regel an die ERP-Tools angepasst werden. Das bedeutet Aufwand und kostet Zeit. Die meisten ERP-Anbieter liefern vorgefertigte Lösungen oder stellen passende Schnittstellen zur Verfügung. Auch Schnittstellen zu Microsoft Office, Datev-Rechnungswesen und Datev-Lodas sind nötig. Für den elektronischen Datenaustausch sind außerdem Formate wie EDI und ZUGFeRD unabdingbar. Zudem benötigt der Metallbauer Schnittstellen zu den gängigen Kalkulations- sowie CAD-Programmen.