Lesertest

Im Rückblick auf 2025 wurde klar: Die Vorteile von KI sind derart umfassend, dass kleine und große Handwerksbetriebe nicht darauf verzichten möchten. Deshalb haben wir diesen Lesertest initiiert, der eine Handwerkersoftware mit KI-Implementierung zum Ausprobieren anbietet und zugleich mit Gina Shams eine kompetente Ansprechpartnerin zur Verfügung stellt, die erstens eine Einführung gewährleistet und zweites bei Unsicherheiten und Fragen telefonisch erreichbar ist.

Beim Programm, der mobilen Handwerkersoftware mit Cloud-App, trifft Künstliche Intelligenz auf gezielte Anwendung für Metallbauer und verwandte Gewerke. Mit der sogenannten Handwerker-KI setzt das Programm ChatGPT so ein, dass Metallbauer bei den Kunden vor Ort mittels sprachgesteuerten Arbeitsberichten wie auch im Büro dank automatisierter Eingangsrechnungerkennung spürbar Zeit sparen.

Vorab einmal in den Einstellungen festgelegt, dass die Handwerker-KI auf Metallbau spezialisert sein soll, kann es losgehen. Vor Ort unterstützt das Tool vor allem durch eine weitreichende Spracherkennung, die erlaubt, Arbeitsberichte einfach zu diktieren anstatt lange zu tippen. Die KI erkennt die Auftragsbeschreibung, festgestellte Mängel sowie ausgeführte Arbeiten und verwandelt das gerne auch saloppe Diktat in branchenübliche Fachtexte. Einmal kurz drüberlesen und fertig! Die Reparatur am Außengeländer wird vom Kunden noch gegengezeichnet und landet dank Cloud automatisch in der Projektmappe des Kunden. Die Zeitersparnis vor Ort potenziert sich durch die Cloud-Anbindung der App, denn der unterzeichnete Arbeitsbericht ist nahtlos im Büro verfügbar und wird dort direkt zur Rechnung umgewandelt. Dank SMTP-Schnittstelle geht die Mail mitsamt PDF-Rechnung an den Kunden raus.

Im Büro unterstützt die Handwerker-KI bei einem der größten Zeitfresser überhaupt: dem Rechnungswesen und weiter gefasst der vorbereitenden Buchhaltung. Gibt man dem Programm Zugriff auf das E-Mail-Eingangspostfach für Eingangsrechnungen, lädt das Programm neue Eingangsrechnungen täglich automatisch herunter. Die Handwerker-KI erkennt den Lieferanten sowie die Netto- und Bruttosumme, Umsatzsteuer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum und Referenznummer. Auch hier überträgt die KI alle relevanten Werte automatisch in die Benutzeroberfläche im Programm. Für das Büroteam verändert sich der gesamte Arbeitsprozess: Statt langem und aufwändigem Abtippen der Rechnungen gilt es jetzt lediglich die Daten kurz zu prüfen, um dann die Kosten auf die jeweiligen Aufträge aufzuteilen – Daten, die ebenfalls automatisch in die Nachkalkulationen der Aufträge fließen. Einen Schritt weiter gedacht, wird die KI-gestützte Eingangsrechnungerkennung zur Grundlage für die weitreichende Automatisierung der vorbereitenden Buchhaltung: Ist die Bankverbindung im Programm hinterlegt, können nun die Eingangsrechnungen, die zuvor schon automatisch erkannt, her-untergeladen und kategorisiert wurden, mit einer Sammelüberweisung direkt aus dem Programm heraus beglichen werden. Dabei reicht eine Anmeldung im Banking, um den gesamten Zahllauf zu überweisen. Alles passiert direkt im Programm, ohne Medienbruch.

Natürlich liegen auch diese Daten nicht brach, denn das Programm kann abgearbeitete Eingangsrechnungen zusammen mit allen Ausgangsrechnungen jede Nacht automatisch an DATEV übermitteln. Zahlungsdaten – unabhängig ob ein- oder ausgehende Zahlungen – werden im Buchungssatz verarbeitet und können als Buchungsstapeldatei heruntergeladen oder direkt an DATEV übertragen werden.          www.das-programm.io